Project Managment – primi step per principianti.

La conosci la legge di Pareto vero? E’ la legge 80/20 che si può spiegare per la nostra causa… così: il 20% dei tuoi sforzi produce l’80% dei tuoi risultati! Oppure, per dirla più “alla Pareto” la maggior parte degli effetti è dovuta a un numero ristretto di cause.

Quelli di voi che l’hanno sentita ripetere centomila volte ma che hanno pensato tutte le volte si ma con me non funziona oggi devono aggiornarsi!! Sarà capitato anche a te alla fine della giornata di tirare le somme e renderti conto che “oddio non ho fatto un.. niente”! Così ti mancano dai 30 ai 60 minuti di autonomia al massimo prima di crollare sul portatile o a terra vicino alla scrivania. E in quei minuti risolvi cose impensabili che rimandavi da tutto il giorno. Semplicemente perché hai un termine! Come lo fai? Non si sa, attingi a risorse inaspettate ma qui si applica la legge di Pareto e in tot ore in un giorno tu ottieni il tuo risultato (finire la tua todolist) in un’ora! Come applicare questa verità alla giornata intera in modo da non ridurti sempre all’ultimo perché le distrazioni ti portano via? Ci arrivo ma parto dall’inizio quindi se non sei un principiante ci vediamo nei prossimi giorni.

Oggi vediamo come finire l’80% della tua lista di compiti giornalieri nel 20% del tempo.

Ci sono dei piccoli step che devi seguire prima di capire che la legge è vera e soprattutto è realmente applicabile anche a te che lavori da casa. Ho dei trucchi racimolati quà e là da condividere insieme. Vado.

Decluttering e ordine.

Ok, sono due ma rendono che il metodo Marie Kondo può fare molto per la tua causa (e pure per la tua casa, ma questo è un altro discorso). Ricordando che il tuo risultato è finire l’80% tua lista di cose da fare nel 20% del tempo devi capire che non c’è spazio per le distrazioni ; quindi devi dare alla tua mente il comando DELETE DISTRACTION! Come?

Prima di tutto devi avere un desktop organizzato, mai più file in giro, cose personali mischiate a cose di lavoro, cose inutili e obsolete ancora in giro. Decluttering significa eliminare i file e i progetti più vecchi di 6 mesi relegandoli se conclusi nella cartella apposta, se inutili ahimè nel cestino. Questo era un esempio, in generale devi mettere tutto in ordine, tutto nel cassettino giusto. Organizza la tua mail e il tuo archivio per trovare più velocemente un documento quando ti serve e avrai risparmiato un sacco di tempo. Un lavoro che ti porterà via l’80% del tempo ma di un solo giorno per poi sottrarlo ai successivi. Ovviamente ogni volta che riceverai qualcosa di nuovo ordinalo IMMEDIATAMENTE nel posto giusto. Se non hai voglia di farlo, delega a qualcuno la gestione del tuo archivio ma fallo, è essenziale avere uno spazio ordinato per lavorare in modo ordinato.

Idem per la tua scrivania fisica, non devi avere fogli in giro, bigliettini appuntamento sparsi. I fogli vanno nelle cartelle trasparenti, i bigliettini e gli appunti vanno, o nel tuo spazio virtuale, o nella rubrica se sono numeri, o nell’agenda se sono appuntamenti. Se fanno parte della todolist, ti sei risposto da solo ;). Ogni pennarello, penna, evidenziatore deve stare nel posto dove tieni la cancelleria separata in modo che, in un secondo, quando lo cerchi, lo troverai.

Vita professionale ≠ Vita personale

Ho letto, parlato di persona e sentito curiose storie di come le due cose si intrecciano profondamente fra loro e sono assolutamente d’accordo. Mi rendo conto che lavorare da casa spesso è un compromesso che trovano delle mamme per prendersi cura dei propri bambini, come delle casalinghe per prendersi cura della casa e dei loro hobby ;  lavorare da casa ti offre molte possibilità di sviluppare tutto quello che è la tua vita personale. Ma a volte ci si trova a fare mille cose insieme e così le due vite si intrecciano fino a rendere le tue giornate di 15 ore di lavoro/casa non stop. Mai fare così. La giornata è fatta di 15 ore (1 ora in cui mangerai e minimo 7 ore in cui dormirai mi auguro). Ma tu non devi lavorare 15 ore al tuo progetto da freelance oppure impazzirai!! Devi alternare. E per far questo ci vuole metodo. Intanto puoi cominciare a decidere quante ore vuoi dedicare alla tua attività e quante alla tua vita personale. Poi pensi a come interscambiarle.

Nel caso di una mamma è ovvio che lo scambio è impensabile da organizzare e quindi qui non puoi organizzare. Devi improvvisare, fare il giocoliere ma sempre con un certo metodo. Tot tempo per fare quello che ami, tot tempo da recuperare al lavoro ma…seguendo il prossimo punto. (SEMPRE)

Pausa e orari prestabiliti per la vita professionale.

Hai deciso nella tabella di marcia di prima che la tua vita professionale occuperà massimo 8 ore della tua giornata? Bene, alla fine delle otto ore (togliendo pause e vita personale che avrai inserito all’interno intendo) devi staccare. Punto. Stacca, concediti al massimo la chattata o telefonata con la collega ma stacca dai clienti a meno che tu abbia dato una reperibilità 24 ore su 24. E in questo caso penso proprio che dovresti fare un passo indietro con i prossimi clienti. Ricomincerai il giorno dopo. Tra un lavoro e l’altro poi concediti una pausa e fai qualcosa per te…per esempio?

Vestiti e prenditi cura di te

Non passare la giornata in pigiama, non rimandare l’estetista nè quella maschera che ti sei comprata e sta lì da giorni nell’armadietto in bagno. Fai tutto quello che serve (durante le tue pause) per staccare. Capisco che sembra impossibile ma non lo è per nulla. Devi solo cogliere l’attimo e quando vedi che tac hai un attimo libero, fallo. Non hai un attimo libero? Trovalo. Se hai scelto questa strada è anche perché volevi migliorare la tua situazione interiore. Come puoi migliorare se lavori sempre e non ti concedi neanche dei piccoli sfizi? Ti sembra un passo avanti passare dall’ufficio o dal posto di lavoro dove ti vestivi di tutto punto a casa in pigiama? Almeno puoi scegliere i tuoi abiti più comodi senza stress. Così penso che tu possa considerarlo già un successo. Attenta alle trappole però perché i punti che abbiamo appena visto sono la maggior fonte di distrazione e quindi… ultimo consiglio per i principianti.

Quando ti occupi di qualcosa concentrati solo su quel progetto.

Io penso ai cassetti della mente. Apro un cassetto, in ordine, dove trovo solo quello che riguarda quel progetto, quel cliente. Quindi non posso distrarmi con altro. Mi dò un tempo, a volte se mi segui sai che mi dò pure un timer, durante il quale NIENTE può distrarmi da quello che sto facendo. Se mi distraggo la punizione è che il timer si blocca (stile partita di basket) e quando ho finito di distrarmi devo ricominciare da dove ho lasciato. In questo modo obbligherai la tua mente a capire che se ti distrai la partita dura troppo e sottrai del tempo alla tua vita privata. Così, al prossimo compito sarai più focalizzata. Ci sono tecniche e tool molto carucci per questo e mi va proprio di suggerirti, oltre alla classica pomodoro tecnique qualcosa di più. Carrellata veloce e link così potrai controllare tu stesso e suggerirne di altri.

Alcuni li ho testati, altri sono in fase di test. Quindi fammi sapere anche tu cosa ne pensi, mi raccomando.

 

PS: Se pensi di essere in un punto morto e hai l’acqua alla gola, ti distrai sempre con il risultato che i tuoi contenuti online sono praticamente.. fermi, richiedi una consulenza. Ancora per pochissimo (poi toglierò questa possibilità) è gratuita. Vedremo insieme quali sono i contenuti su cui dovresti puntare e come fare per risparmiare tempo risolvendo il problema della poca produttività. Che aspetti, per essere più produttivo e cominciare a ottenere risultati con il tuo business online prenota subito un appuntamento, sono qui per voi. Gratuitamente e soprattutto senza impegno!

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